جوانان دانشجویی که با سامانه آموزشیار مشکل دارند بخوانند!

به گزارش شاهد نوجوان، جوانان و دانشجویانی که این روزها در دانشگاه آزاد مشغول به تحصیل می باشند با مشکلاتی پیرامون سامانه آموزشیار، بحث پرداخت شهریه و انتخاب واحد روبرو شدند که دراین باره عطارزاده پاسخ داده که می خوانید:

چرا برخی دانشجویان برای انتخاب واحد در سامانه آموزشیار با مشکل مواجه هستند؟
 بهمن ماه امسال ماه بسیار پر مشغله ای هم برای سیستم دانشگاه و هم برای دانشجویان بود زیرا بهمن ماه زمان برگزاری امتحانات دانشجویان و به موازات آن حسب تحریم آموزشی که دانشگاه اعلام کرده بود وجود داشت یعنی هم امتحانات دانشجویان و هم انتخاب واحد ترم آینده همزمان اتفاق افتاد و در عین حال ثبت نام ورودی های جدید بهمن ماه را نیز داشتیم و ورودی های جدید نیز در حال اضافه شدن به جمعیت دانشجویی ما یعنی ورودی 99 هستند و آنها نیز به ترتیب انتخاب واحد و بارگذاری و رسیدگی به  مدارک، رسیدگی را دارند.  تعدادی از واحد های دانشگاهیمان درحال تثبیت برنامه ریزی درسی جدید برای دانشجویان و ارائه آن هستند به همین دلیل این ماه ، ماه پرمشغله ای برای دانشگاه بود چرا که فشارهایی برای دانشجویان جدید و دانشجویانی که هم درگیر فرایند انتخاب واحد و هم درگیر امتحاناتشان بودند داشت. همانطور که قبلا گفته بودم هفته گذشته به علت ان که استرس دانشجویان و دغدغه های دانشجویان را می شنیدیم و به ما منعکس می شد برنامه انتخاب واحد تکمیلی را هم در سایت دانشگاه اعلام کردیم. و دانشجویان هم می توانند از ان بهره ببرند. پس دانشجویان برای انتخاب واحد نگران نباشند. انتخاب واحد تکمیلی در یکم و ششم بهمن ماه به علاوه حذف و اضافه برنامه ریزی شده است و دانشجویان زمان کافی را برای انتخاب واحد را در اختیار دارند و جای نگرانی نیست.

بسیاری از دانشجویان اعلام کردند پرداخت شهریه را داشتیم اما نمی توانستیم ثبت نام و انتخاب واحد  کنیم دلیل این مشکل چیست؟
فرایند انتخاب واحد از چند بخش تشکیل می شود زمانیکه دانشجو به انتهای ترم می رسد تعرفه هایی به شهریه دانشجو تعلق می گیرد به این معنی که دانشجو را بر اساس مبلغ شهریه ثابت بدهکار می کنندو روالی هم که وجود دارد این است که  معمولا باید دانشجویان بدهی های قبلی خود را (در غالب وام یا مدل هایی که معرفی شده) تسویه کنند پس عملا دانشجو زمانی می تواند انتخاب واحد انجام دهد که پیش نیاز های آن رعایت شده باشد که شامل بدهی قبلی دانشجو و مبلغ شهریه ثابتی که پرداخت می کنند البته ما دو پیش نیاز دیگر هم داریم برای دانشجو های ورودی جدید (99) دو مبلغ دیگر به شهریه اضافه شده است یکی مبلغ 5 هزار تومان برای بیمه و مبلغ سه هزار تومان که  مربوط به خدمات اموزشی بود که فقط یکبار در طی دوره پرداخت می کنند و ممکن بود دانشجویان به دلایلی موفق به پرداخت این مبلغ نشدند در نتیجه جز بدهی آنها در نظر گرفته شده و روی بدهی ان ها اضافه شده است و بعضی از دانشجویان که ورودی جدید نبودند  اما با توجه به اینکه مبلغ بیمه یکبار در سال گرفته می شود فراموش کرده بودند که پرداخت کنند و از ترم قبل مانده بود و هنگام انتخاب واحد در ترم جدید سیستم بطور اتومات جلوی آنها را می گیرد.
ما الان چند دسته دانشجو داریم یک گروه شهریه را پرداخته و می خواهند انتخاب واحد انجام دهند و با مشکلاتی روبرو شده اند دسته دوم گروهی که می خواهند از وام صندوق دانشجویی استفاده کنند یا استفاده کرده اند این دسته با وجود پرداخت اقساطشان  باز نمی توانند انتخاب واحد انجام دهند دلیل این موضوع چیست؟
دانشجویانی که مبلغ  بیمه و خدمات دانشجویی را پرداخت نکرده باشند فقط با پرداخت آن فایل آموزشی برای انتخاب واحد برایشان باز می شود.
این دسته از دانشجویانی که سیستم هنگام انتخاب واحد یا امتحانات برایشان بدهکاری اعلام می کند با توجه به توافقی که بین سازمان وجود دارد از طریق سازمان مطبوعشان این مبلغ عملا پرداخت می شود پس لازم نیست دانشجو ولو این که بدهی در نظر گرفته شده وجه ای را واریز کند.
اگر کسانی هستند که برای انتخاب واحد دچار مشکل هستند ما در هر واحد دانشگاهی نماینده داریم به ان ها مراجعه کنند و به تمام نماینده ها دسترسی داده شده تا مشکلات را برطرف کنند.
بعضی از دانشجویان مبلغی را به عنوان شهریه  در سیستم مشاهده می کنند اما می توانند کامل آن را پرداخت کنند دو امکان ب را برای این گروه در سامانه آموزشیار فراهم کردیم
حالت اول با هماهنگی مدیران مالی که با واحد های دانشگاهی داشتیم  اگر دانشجویان بتوانند بخشی از شهریه را پرداخت کنند با توافق بخش مالی این امکان وجود دارد که از طرف حوزه مالی فایل دانشجو باز شود اما حتما پیش پرداختی را داشته باشند در حالت دوم که با هماهنگی واحد دانشگاهی صورت می گیرد باید دانشجو درخواست وام را در سامانه آموزشیار می دهد وام ها متفاوت هستند ( بانکی یا وام صندوق رفاه دانشگاهی) هستند و بر اساس درخواست نوع وام و طی کردن فرایند مربوطه به شرطی که شرایط آن را داشته باشد مشمول وام می شود و فایل دانشجو به صورت اتوماتیک توسط مدیر مالی واحد باز می شود تا انتخاب واحد خود را انجام دهد.

دانشجویان عملا تصور می کنند که از طریق آموزشیار نمی تواند برای ادامه تحصیل وام دریافت کند گیر کار کجاست و قرار است به چه شکلی رفع شود؟
من این اطمینان خاطر را همان طور که در رابطه انتخاب واحد در ترم قبل دادیم  می دهم که برای وام هم می دهیم که با توجه به این دو فرایند گفته شده و‌مراجعه به مدیر مالی واحد می تواند وام را دریافت کند به نظر من اشکال عدم اگاهی دانشجو در فرایند گرفتن وام است.  
برخی از دانشجویان با وجود پرداخت اقساط وام نیز به مشکلاتی برخورد کردند علت آن این بود که این وام ها وام های خارج از دانشگاه و بانکی بودند اما وام هایی که از طریق صندوق رفاه دانشجویی دانشگاه داده می شود و مدیریت آن به وسیله مدیر مالی انجام می شود این مشکل را ندارد.پروسه وام بانک های خارج ا ز دانشگاه در اختیار ما نیست بانک وضعیت اقساط دانشجو را فعال می کند و از طرف دیگر ارتباطی که بانک مربوطه برای لیست دانشجوها  با سازمان مرکزی دانشگاه دارد ممکن است زمان بر بوده باشد
فکر می کنم با رایزنی هایی که در این زمینه صورت گرفته و یک رویکرد راحت تر و شفاف تر انجام شود و تسهیل خوبی صورت بگیرد اگر مساعدت و همکاری دانشجو با واحد دانشگاهی موثر باشد  حدود یک هفته برای گرفتن وام های داخلی دانشگاه زمان می برد. اگر دانشجو فرایند را تکمیل کند و مدیر مالی واحد آن را تایید کند پرداخت وام در لحظه انجام می شود و یک تیک در اموزشیار فعال می شود که دانشجو از این تسهیلات استفاده می کند و فایل دانشجو باز می شود اما فرایند بانکی مقداری زمان بر است که باید حل شود.

اموری که در آموزشیار انجام نمی شود به کارمند مربوط است یا به سیستم؟آیا مدیران دانشگاه به امور مالی دسترسی دارند یا خیر؟

سامانه آموزشیار یک ابزار است اما قابلیت های اجرایی ان کلا در اختیار واحد های دانشگاهی است. همانطوری که  واحد های دانشگاهی در ترم های قبل یا دانشجویان برای اضافه کردن ظرفیت کلاس در ترم های قبل به حوزه فناوری دانشگاه یا به مدیر گروه یا حوزه اموزش مراجعه می کردند ،الان هم همان روال است و تفاوت ان این است که سامانه یکپارچه ای در دانشگاه به وجود آمده است  اما تمام اختیارات مربوط به ظرفیت در اختیار حوزه های ذی ربط در واحد های دانشگاه است.
 من در اینجا صراحتا اعلام می کنم تمامی اختیاراتی که برای تسهیل کار دانشجو  لازم است در واحد های دانشگاهی لحاظ شده و مسئولین ذیربط از امور مالی تا حوزه آموزش و مدیر  و هم حوزه برنامه ریزی واحد برای اضافه کردن واحد ها  و ظرفیت ها کلا در اختیار واحد است.

 اگر دانشجویی با مشکلی روبرو شد می تواند به بازرسی مراجعه کند؟چرا شماره تماس هایی که برای رفع اشکال اعلام کردید پاسخگو نیستند؟
 

من این پیشنهاد را  نمی کنم  اما  فکر می کنم دانشجو باید مشکلات را منعکس کنند تا پیگیری های لازم انجام شود یا تذکر لازم به واحد های دانشگاهی مربوطه داده شود از طریق شماره تماس که در سایت اعلام کردیم همکاران پاسخگو هستند اما حجم تماس ها بالا است. اما به تمام واحد های دانشگاهی نیز  ابلاغ شده که واحد پاسخگویی داشته داشته باشند و ما از کانال های موجود مشکلات دانشجویان را پیگیری می کنیم هدف اصلی ما حل مشکلات دانشجو است.

فرایند پرداخت شهریه در سامانه بصورت الکترونیک و پرداخت وجود دارد تفاوت این دو دکمه چیست؟

 ترم گذشته حسب برای همراهی و مساعدت با دانشجو ها  مبلغ شهریه باقیمانده به سه قسط کتقسیم شده بود و خیلی از دانشجویان می گفتند ما تقاضای قسط نکردیم  اما معلوم نیست چرا در صفحه دانشجویی ما قسط به وجود آمده است  در واقع عددی که در اقساط مشاهده شده این عدد وام نیست و سودی به ان تعلق نگرفته است به صورت اتوماتیک بخاطر تسهیل در فرایند کار تمام بدهی دانشجو به سه قسط تبدیل شده است.  
این سه قسط در پانزده اذر و دی ماه و بهمن تنظیم شد و برخی از دانشجو ها پرداخت کرده بودند  و بعضی ها اصلا پرداخت نکرده بودند و زمانیکه فرایند انتخاب واحد شروع شد با وجود اطلاع رسانی انجام شده عددبدهی به جای ان که از ان جا پرداخت شود از جای دیگر اقدام به پرداخت کردند دچار مشکل شدند اینجا ما از دانشجویان گله مند هستیم که پیام ها را با دقت نمی خوانند.
هفته گذشته کل بدهی ها دانشجویان را به بخش پرداخت الکترونیک متصل کردیم و یک محل برای پرداخت که همان پرداخت الکترونیکی شهریه باشد وجود دارد و اگر دانشجو از همان محل پرداخت را انجام دهد کاری به اقساط ندارد دکمه پرداخت الکترونیکی شهریه روال عادی و پرداخت الکترونیک برای شهریه مبلغ اختیاری است دانشجویانی که می خواهند بخشی از شهریه را پرداخت کنند می توانند با هماهنگی مدیر مالی اینکار را انجام دهند.

 تاریخ انتخاب واحد تمام شده است جاماندگان به چه شکلی می توانند انتخاب واحد انجام دهند؟

ما با طیف دانشجو هاین مختلفی سرو کار داریم دانشجویانی داشتیم که در بازده زمانی معرفی شده نتوانستند انتخاب واحد انجام دهند و روزهای آتی اقدام کردند قطعا سیستم بخاطر کنترل بار ترافیکی جلوی این عده را می گیرد اما این اطمینان را به همه دادیم تا انتخاب واحد خودشان را کامل انجام دهند و جای نگرانی نیست
اول اینکه ما برای انتخاب واحد جدول زمان بندی داریم که نوبت صبح،عصر و شب است  تایم شب را برای دانشجوهایی گذاشتیم که نتوانستند نه در نوبت اول و نه در نوبت دوم انتخاب واحد خودشان را تکمیل کنند این نوبت از ساعت ۱۰شب تا شش صبح روز بعد که برای تمام دانشجویان است.به ازای تمامی روز هایی که در جدول وجود دارد(صبح 8 الی 2 بعد از ظهر) و شب (6 صبح الی 10 شب) برای انتخاب دانشجویان به صورت عمومی در نظر گرفته شده است.علاوه بر ان جدول برای انتخاب واحد تکمیلی تاریخ یکم و بیستم جدول جدید است که انتخاب واحد تکمیلی است. نهم و چهاردهم هم حذف و اضافه است و امکان جدیدی که در حال اضافه شدن است و اطلاع رسانی ان انجام می شود نوبت شب را به دو دسته تقسیم می کنیم ورودی های ۹۷و ماقبل یک دسته و ورودی های ۹۸و۹۹ دسته دیگر هستند وتصمیم داریم نوبت شب را به صورت پشت سر هم داشته باشیم مثلا امشب برای دسته اول و فردا شب برای دسته دوم قرار دادیم و دوباره همین الگوریتم را برای روز های دیگر انجام می دهیم  

 برخی از دانشجویان از اینکه هنگام انتخاب واحد به ظرفیت صفر برخوردند گله مند هستند این مشکل از چیست؟

بحث ظرفیت مربوط به حوزه اموزش است و اگر دانشجویانی با این مشکل مواجه اند حتما با مدیر گروه  مربوطه و حوزه اموزش در میان بگذارند. زیرا کنترل ظرفیت ها در اختیاراین افراد است. با  مدل هایی که اعلام کردم هر شب دانشجویان می توانند یک شب در میان این انتخاب را تکرار کنند. اولویت انتخاب واحد با کسانی که در زمان صبح در تایم خود کار را انجام می دهند ولی تایم شب برای کل کشور است

چرا دانشجویان قبل از انتخاب واحد نمی توانند نمرات خود را در ترم قبل در سامانه مشاهده کنند؟

با توجه به بار ترافیکی که روی سامانه بود ما مجبور بودیم روز های اول  انتخاب واحدکنترل زمانی را داشته باشیم اما از روز شنبه دسترسی کل سامانه باز شده اما دوستانی که در برهه زمان انتخاب واحدشان نیست امکان انتخاب واحد و حذف و اضافه ندارند و فقط می توانند مراجعه کنند و نمراتشان را ببینند.
اگر دانشجویان به خاطر داشته باشند ارزشیابی اساتید را تاکید کردیم عده ای از دانشجویان ارزشیابی را درست انجام داده بود و فایلش برای مشاهده نمرات باز است اما عده ای که ارزشیابی اساتید را  انجام نداده بودند الان برای این عده این پیش فرض وجود دارد که باید ان ارزشیابی را انجام دهند و بعد فایل مشاهده نمرات برای آنها باز می شود.اما برخی اساتید هم هنوز نمرات راثبت نکردند چون هنوز در بازه امتحانات هستیم.

منو ارزشیابی برای بعضی ها نیامده که یا انجام داده اند وآنها باید چکار کنند؟
یا این دوستان قبلا ارزشیابی را انجام دادند که الان باز نمی شود و یا باید دلیل این مشکل مشخص شود.

چرا سامانه اجازه مشاهده چارت دروس را به دانشجو نمی دهد؟

زمانیکه دانشجو ها که از طریق حوزه آزمون به دانشگاه وارد می شوند چارتی در اختیارشان قرار می گیرد که برنامه درسی ان ها است و داخل ان چارت به طور مشخص هم جدول زمان بندی و پیشنهادی ترمی،واحد های پیشنیاز و درس های ارائه شده برای ان ها مشخص می شود و از ان جدول می توانند این کمک را بگیرند ما در اموزشیار کار مفیدیکه نسبت به ترم قبل انجام دادیم یکسان سازی سرفصل ها و دروس است که در دستور کار گذاشتیم البته  هنوز بخشی از ان باقی مانده و تا زمانی که تکمیل نشودامکان تثبیت همه دروس پیش نیاز  و هم نیاز وجود ندارد چارت درسی به صورت رسمی از سمت دانشگاه به دانشجویان اعلام می شود. معمولا هر واحدی چارت مخصوص خود را دارد.
معمولا هر گروه اموزشی با ورود به دانشگاه تقویم و جدول درسی را  در اختیار دانشجو قرار می دهندو هر گروه اموزشی هم سایت دارند و جداول برنامه های پیشنهادی را ارائه کردند و در اختیار دانشجو قرار می دهند.
انتظار دوستان این است که در برنامه اموزشیار چارت را مشاهده کنند. ما بعد از یکسان سازی سر فصل ها دانشجو می تواند  فقط برنامه درسی خود را مشاهده کند و انشااله تا انتهای ترم دوم بتوانیم ان را تکمیل کنیم
و هر دانشجو فقط سر فصل خود را ببیند.

چرا جستجوی دروس در سیستم مشکل است؟
یک مشکل فنی در سیستم است که در اولویت های بعدی ما اقرار دارد ولی حل می شود. تمامی واحد های دانشگاهی ما چارت درسی دانشجو را دارند حتما با ارتباط با مدیر گروه و از طریق اموزش  میتوانند چارت را دریافت کنند.

تفاوت انتخاب واحد از طریق دانشکده و انتخاب از رشته دانشجو چیست؟

ما دو معقوله داریم که هر گروه اموزشی دروس مربوط به خودش را ارائه می کند این گروه مربوطه است. یک سطح بالاتر دانشکده را داریم یعنی چند گروه زیر مجموعه یک دانشگاه هستند و برخی از دروس های این گروه مشترک ان و دانشگاه ان دروس مشترک را برای گروه های مربوطه تعریف میکند. برنامه ریزی در اختیار واحد دانشگاهی است. زمانی که درس ارائه می شود گروه مربوطه و دانشگاهاعلام میکنند که کدام دانشجو ها مجاز به گذراندن ان درس هستند یعنی اینکه درس برای کدام گروه و برای کدام ورودی گذاشته شده تعریف شده است.
به ازای هر گروه و دانشکده تعریف می کند وضعیت مجاز درس مشخص می شود که ان درس برای کدام گروه، رشته و یا ورودی معین شده است.
وقتی واحد دانشگاهی درسی را ارائه می کند باید برای ان درس شرایط آن را نیز لحاظ کند با این حال اگر درسی ارائه شود و جنسیت ان تعیین نشود طبیعی است که سامانه جلوی دانشجو را می گیرد. این مساله به برنامه ریزی ای بر می گردد که توسط گروه واحد دانشگاهی و بر اساس ویژگی دروس صورت گرفته است.  اگر در سامانه قبلی هم درسی تعریف می شد که وضعیت جنسیت توسط ارائه دهنده درس مشخص می شد جلوی ثبت نام گرفته می شد.

چرا برخی از مشکلات دانشجو به واحد های مختلف پاس کاری می شود؟آموزش پرسنل اداری چقدر برای دانشگاه برای راه اندازی مشکلات مهم است؟
ما یک ساختار سازمانی را در کل کشور فراهم کردیم اما در شرایط کرونا و مراجعات حضوری و غیر حضوری  به واحد های دانشگاهی ابلاغ  شده که ستادی برای پاسخگویی  دانشجویان داشته باشند  ما در واحد های دانشگاهی هم نماینده آموزشیار ( مدیر فناوری اطلاعات واحد) و هم پاسخگویی به مشکلات همکاران در ارتباط با سیستم را داریم . من سایت های واحد های دانشگاهی را دیدم که هم ستاد پاسخگویی گذاشتند و هم کلیپ و فایل های راهنما را اماده کرده اند. نماینده مدیر فناوری اطلاعات،وظیفه مدیریتی دارد اما برای پاسخگویی آموزشی صرفا حوزه اموزش و مدیر گروه است.